Меню

Разработка системы по управлению рабочим временем для сети «АШАН»

О клиенте

«АШАН Ритейл Россия» – российское подразделение Auchan Retail (входит в Auchan Holding). Это крупная торговая сеть, работающая на российском рынке с 2002 г.

Долгое время французская сеть продовольственных магазинов «АТАК» функционировала как подразделение «АШАН». Осенью 2015 г. две крупнейшие сети, представленные, в том числе в России, объединились в «Auchan Retail Россия» с целью консолидации логистики, закупок, маркетинга в формате супер- и гипермаркетов.

В октябре 2016 г. в российском представительстве корпорации было объявлено, что в течение полутора лет магазины «АТАК» будут переименованы в «АШАН», после чего бренд «АТАК» прекратит существование в России. Сегодня 175 супермаркетов «АТАК Россия» расположены в Москве и Подмосковье, Калуге и Рязани, Владимире и Пензе, Туле, Твери, Ярославле и других городах.

Таким образом, на сегодняшний день в «АШАН Ритейл Россия» входит около 300 магазинов трех форматов: гипермаркеты, супермаркеты и магазины формата «у дома». В компании работает более 43 000 человек.

Назначение и цели разработки системы

Существующее на момент начала разработки решение по планированию, учету, контролю рабочего времени сотрудников требовало избыточных финансовых и временных затрат, сильно зависело от человеческого фактора, поэтому назрела потребность в его реформировании и автоматизации.

Перед компанией V6 стояла цель разработать автоматизированную систему управления рабочим временем (Time Management System), предназначенную:

  • упорядочить учетные процессы в соответствии с графиками работы сотрудников, действующим штатным расписанием и корпоративными стандартами политики оплаты труда, действующим законодательством в РФ;
  • снизить объем документооборота и повысить производительность труда сотрудников.

Внедрение инновационной системы должно было, помимо повышения производительности труда, мотивировать сотрудников более ответственно выполнять служебные обязанности.

Требования к разработке

В соответствии с целями разработки система управления рабочим временем должна обеспечивать:

  • Эффективное планирование рабочего времени сотрудников всех звеньев.
  • Автоматический учет рабочего времени каждого сотрудника всей торговой сети в РФ.
  • Выгрузку необходимой информации для расчетов заработной платы, премий, переработок, штрафных санкций.
  • Генерацию полного спектра отчетности для государственных и налоговых органов.
  • Контроль над использованием кадрами социального пакета предприятия.
  • Формирование необходимой отчетной документации.

Решение

Для решения поставленных задач компания V6 предложила комплексную систему по управлению рабочим временем (Time Management System), которая находится в промышленной эксплуатации (более 15 лет и по сей день), а также в постоянном развитии и модификации.

Система управления рабочим временем позволяет:

  • планировать численность персонала по каждому подразделению;
  • анализировать текущий учет рабочего времени;
  • при необходимости корректировать учет в соответствии с принятыми в компании нормативами оплаты труда;
  • учитывать индивидуальные графики работы рядовых сотрудников и руководителей;
  • оперативно реагировать на внешние факторы.

Информация поступает в программу учета рабочего времени из ПО Personal, а также считывается с ридеров – индивидуально по каждому сотруднику.

Система управления рабочим временем является иерархической. Каждому менеджеру, руководителю, начальнику отдела присваивается номер пользователя, благодаря которому он может просматривать и корректировать информацию подчиненных.

Функциональные возможности системы

Базовые функции

Система управления рабочим временем позволяет выполнять следующие основные функции:

  • Ввод нового подразделения (магазина).
  • Ввод нового сотрудника (должность, тип контракта, подразделение и др.).
  • Увольнение. Чтобы сформировать «Табель на увольнение», система позволяет просмотреть явки, количество обедов для расчета зарплаты, а в случае с руководителем – «перекинуть» в автоматическом режиме подчиненных в управление другому сотруднику. Доступны отчеты по уволенным кадрам и их оперативное восстановление.
  • Внесение изменений (категория, должность, тип контракта, подразделение, в том числе подчиненное, руководитель).
  • Перевод в другой магазин. В случае с руководящей должностью система позволяет сначала «перекинуть» подчиненных сотрудников, а затем перевести руководителя.
  • Групповое переподчинение (смена руководителя с указанием даты вступления в должность нового).
  • Редактирование временной информации (причины отсутствия, приход, уход и другие действия по каждому сотруднику на конкретные даты).
Корректировки временной информации вносятся с понедельника по четверг (по результатам предыдущей недели) Ответственный менеджер просматривает временную информацию и вносит корректировки в ручном режиме
  • Внесение информации о причинах отсутствия.
  • Выдача отгулов.
  • Просмотр данных из СКД (актуально для спорных ситуаций, поскольку сведения там не подлежат редактированию).

Формирование отчетов в системе

По данным, собираемым системой управления рабочего времени в автоматическом режиме, формируются все необходимые отчеты, в том числе:

  • Еженедельный отчет по рабочему времени.
  • Отчет по статистике аномалий (нечетное количество приходов и уходов, перерыв более одного часа и др.).
  • Отчет по обедам (необходим для формирования зарплаты, формируется накануне начисления).
  • Генерация «Табеля учета рабочего времени» (за прошедший период).
  • Формирование сводных отчетов по рабочему времени за период (с учетом сверхурочных, работы в ночные часы, выходные и праздничные дни, отгулов).
Внешний вид сводного отчета по рабочему времени по подразделению В сводных отчетах за период отражены переработки и недоработки с учетом праздничных и выходных дней

Внедрение и результаты

Особенность системы Time Management – в ее простом и оперативном внедрении, которое происходило поэтапно и происходит по сей день. Благодаря интуитивно-понятному и прозрачному интерфейсу и наличию подробного руководства обучение сотрудников заняло несколько дней в зависимости от занимаемой должности и объема ответственности.

После внедрения системы руководители получили инструмент для планирования рабочего времени сотрудников подразделений. Выполнять корректировку данных стало значительно проще, формирование отчетов, в том числе в государственные налоговые органы, перешло в автоматический режим. Time management упростила расчет заработной платы, премий, выплат за сверхурочные часы, учет использования социального пакета.

Снижение бумажного документооборота и автоматизация привели к повышению производительности менеджеров, занимающих руководящие должности в сети гипермаркетов «АШАН». Инновации выступили в качестве сильного мотивирующего фактора и для рядовых сотрудников – производительность труда в целом по сети увеличилась.

Обратная связь

(*) Обязательные поля