Создание системы управления закупками товаров при поставке импортной продукции

Назначение и цели разработки системы

В компании V6 была поставлена цель разработать автоматизированную систему управления закупками, предназначенную для возможности:

• консолидации коммерческих предложений по товарам от различных поставщиков импортных товаров;
• расчета цен импортных товаров с учетом множества факторов, включая цену поставщика, стоимость и условия доставки, таможенных пошлин стоимости таможенного оформления и многих других;
• формирования заказов импортных товаров с учетом потребностей магазинов и размещения их у поставщиков;
• отслеживания заказов на всех этапах их жизненного цикла от их размещения до приемки на складе в России;
• формирования отчетной документации по результатам закупок импортных товаров;
• консолидации финансовой документации по закупкам импортных товаров (контракты с поставщиками, счета за предоставленные услуги и т.д.) и выставления претензий поставщикам на основании данной документации.

Такой подход позволяет:

• обобщить имеющуюся информацию, на базе которой принимается решение о выборе продукции и поставщиков, для организации коллективной работы по созданию заказов;
• реализовать возможность планирования затрат на импорт товаров;
• управлять сроками заказов для организации непрерывной и своевременной поставки импортной продукции;
• отслеживать процесс выставления и оплаты счетов и, таким образом, контролировать все имеющиеся этапы по закупкам с финансовой стороны задачи.

Общая структура системы

Основными компонентами системы являются сервер приложения и сервер базы данных.

В системе предусмотрено шесть автоматизированных рабочих мест (АРМ), в соответствии с функциями, выполняемыми сотрудниками отдела импорта на различных этапах закупки товаров у импортных поставщиков:

• Эксперт по заказам,
• Эксперт по сертификатам,
• Эксперт по доставке,
• Эксперт по таможне,
• Финансовый контролер,
• Администратор.

Общая схема представлена на рисунке ниже.

Общая структура системы

Для выполнения функции автоматизированного отслеживания заказов импортных товаров на всех этапах их жизненного цикла предусмотрена загрузка данных в систему из внешних источников:

Общая структура системы

Функциональные возможности системы

Для достижения поставленных целей компания V6 разработала и представила систему управления импортными поставками – «Ашан ВЭД». В данном аппаратно-программном комплексе представлены функции для организации закупок импортных товаров, контроля осуществления закупок и разработки отчетной документации по их результатам.

Основной функцией системы является организация полного цикла закупок импортных товаров, от его подготовки до получения на складе. В системе представлены следующие функциональные возможности для обработки импортных заказов:

• Создание и редактирование операций, в рамках которых планируется совершать заказы импортных товаров. В системе предусмотрено как создание операции пользователем непосредственно в ней, так и загрузка «Плана операций» из внешних источников.

Экран работы с операциями

• Загрузка коммерческих предложений поставщиков из файлов (в формате Microsoft Excel), с использованием шаблона, относящегося к данному поставщику. В системе также предусмотрены возможности редактирования (настройки) выбранного шаблона непосредственно при загрузке коммерческого предложения и создания нового шаблона для загрузки (в том числе для предложений новых поставщиков).
• Ввод необходимых данных для расчета цен, в том числе таможенных и транспортных расходов, а также расходов на сертификацию, инспекцию и текущего и форвардного курса валют. Необходимые данные вносятся пользователями-Экспертами. При загрузке в систему нового коммерческого предложения от поставщика для пользователей Экспертов в системе автоматически формулируются соответствующие задачи.
• Расчет цен для импортируемых товаров в коммерческом предложении с учетом вышеперечисленных данных (внесенных в систему пользователями Экспертами), а также заданных условий поставки (инкотермс) и выбранного склада. В системе предусмотрена возможность подготовки нескольких расчетных моделей для различных вариантов правил инкотермс, для выбора оптимального из них.
• Выгрузка коммерческих предложений с рассчитанными ценами, для отправки их закупщикам для определения необходимых количеств в заказе. Предложения выгружаются в формате Microsoft Excel.
• Загрузка заказов (заказанных количеств), созданных во внешних системах для размещения их поставщикам. В системе предусмотрены автоматическая загрузка заказанных количеств из внешних систем (с запуском по расписанию или по инициации пользователем), а также возможность их загрузки из файлов формата Microsoft Excel.

Экран внешних заказов

• Автоматический подбор коммерческих предложений для заказов, загруженных из внешних систем. В системе реализован алгоритм автоматического поиска, наиболее подходящего для заказа коммерческого предложения, с возможностью его ручного подбора пользователем. При выборе коммерческого предложения данные, необходимые для размещения заказа поставщику (заказанные количества), автоматически переносятся в него из внешнего заказа, для последующей отправки поставщику.
• Размещение заказа у поставщика. В системе реализована возможность отправки заказа, созданного в формате исходного коммерческого предложения, поставщику по электронной почте по адресам, имеющимся в справочнике в системе. Также при необходимости в системе предусмотрена выгрузка заказа для поставщика в формате Microsoft Excel.

Экран заказа поставщику в системе управления закупками

• Подготовка стикеров с информаций о товарах и возможность их выгрузки из системы для отправки поставщикам для оклеивания товаров. Стикеры создаются по шаблонам, заданным в системе. Информация для каждого товара из ранее заполненного стикера сохраняется в системе и автоматически подгружается при последующих обращениях к стикеру для данного товара.
• Отслеживание текущего состояния заказов по данным из логистических систем. В системе предусмотрена возможность получения данных из внешних источников – логистических систем и систем складского учета – для отслеживания текущего состояния заказа. Данные из внешних систем загружаются как в автоматическом режиме (в соответствии с настройками их импорта), так и по инициативе пользователя из файлов. Отслеживание текущего состояния заказа выполняется до его приемки на складе заказчика.

Помимо функции организации полного цикла заказов импортных товаров в системе реализованы функции финансового контроля осуществления закупок и разработки отчетной документации по их результатам, в том числе:

• Учет договоров с поставщиками импортных товаров с возможностью отслеживания статусов договоров, а также напоминаниями об их несвоевременном изменении.
• Ввод финансовой информации (вручную или из файлов, полученных из внешних информационных систем) о счетах от поставщиков с возможностью контроля корректности данных в полученных счетах. В системе предусмотрены как загрузка отдельных счетов, так и загрузка счетов единым реестром, с автоматическим определением системой типа счета.

Экран выставленных счетов за услуги

• Формирование отчетов о поставке импортной продукции, о состоянии взаимоотношений с поставщиками, о статусах договоров с контрагентами и прочей отчетной информации.
• Формирование претензий поставщикам импортных товаров или экспедиторам/перевозчикам о фактах недостач либо бракованной продукции.
• Формирование финансовых отчетов с расчетом предполагаемых себестоимости и маржинальности каждого отдельного артикула в заказе и реальных финансовых результатов.

Для обеспечения выполнения всех функций системы созданы справочники с необходимой для их выполнения работ, в том числе:

• товарные группы и группы услуг,
• сегменты товаров,
• поставщики и данные по их контрактам,
• пользователи системы и их роли,
• склады и условия поставки,
• таможенные ставки,
• сертификаты.

Экран справочника поставщиков с параметрами заключенного контракта

Особенности внедрения и результаты

В ходе внедрения системы управления закупками импортных товаров были использованы веб-технологии с применением Java и реляционной СУБД. Для работы пользователей используют веб-интерфейсы, которые совместимы со всеми современными браузерами.

Внедрение системы управления закупками товаров при поставке импортной продукции проходило итерационно, поэтому было разбито на четыре основных этапа:

• На первом были реализованы ключевые функции планирования затрат в создаваемой системе закупок.
• В ходе второго этапа была автоматизирована операционная деятельность по управлению импортными закупками.
• На третьей фазе проекта были реализованы учет и систематизация данных по закупочной деятельности и торговле импортной продукцией.
• В ходе четвертого этапа внедренные возможности аппаратно-программного комплекса были оптимизированы и доработаны за счет дополнительных функций созданных модулей.

Внедрение каждой доработанной версии системы управления закупками импортных товаров реализуется путем комплексного обучения сотрудников. Персонал знакомился с функциональностью данного решения и обучался основным доступным операциям параллельно с внедрением системы. Инструктаж сотрудников осуществлялся постоянно в интерактивном режиме с презентацией ключевых изменений в модулях системы закупок с каждым ее значимым выпуском. Знакомство с функционалом системы и практические занятия проходили менеджеры закупок и операционные работники, ответственные за подготовку заказов на импортные товары и взаимодействие с поставщиками. Для каждой группы пользователей (АРМ в системы) были разработаны руководства, с описанием выполнения их функционала в системе.

Благодаря постепенному расширению возможностей системы закупок и прозрачной схеме ее функционирования была увеличена производительность всех задействованных сотрудников. В результате внедрения новой системы управления закупками импортных товаров были автоматизированы основные этапы соответствующего процесса: планирование затрат; взаимодействие с поставщиками; контроль и учет имеющихся сведений о товарах, закупках и контрагентах; систематизация данных.