«АШАН Ритейл Россия» – российское подразделение Auchan Retail (входит в Auchan Holding). Это крупная торговая сеть, работающая на российском рынке с 2002 г. На сегодняшний день в нее входит около 300 магазинов трех форматов: гипермаркеты, супермаркеты и магазины формата «у дома». В компании работает более 43 000 человек.
В 2016 году «АШАН» признана лучшей иностранной компанией, работающей на российском рынке, и крупнейшей иностранной компанией по версии журнала Forbes.
Долгое время французская сеть продовольственных магазинов «АТАК» функционировала как подразделение «АШАН». Осенью 2015 г. две крупнейшие сети, представленные, в том числе в России, объединились в «Auchan Retail Россия» с целью консолидации логистики, закупок, маркетинга в формате супер- и гипермаркетов.
В октябре 2016 г. в российском представительстве корпорации было объявлено, что в течение полутора лет магазины «АТАК» будут переименованы в «АШАН», после чего бренд «АТАК» прекратит существование в России. Сегодня 175 супермаркетов «АТАК Россия» расположены в Москве и Подмосковье, Калуге и Рязани, Владимире и Пензе, Туле, Твери, Ярославле и других городах.
Перед компанией V6 стояла задача разработать и внедрить в «АШАН Ритейл Россия» систему автоматизации оборота оптовых документов ЕГАИС для выполнения федеральных законов № 171-ФЗ и 182-ФЗ, устанавливающих правовые основы в области производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, а также пива и напитков на его основе.
Согласно требованиям закона, до 1 января 2016 года должны были подключиться к ЕГАИС оптовые организации, имеющие отношение к закупке, хранению и поставкам этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.
В 2015 году Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка (ФСРАР), ФГУП «ЦентрИнформ» и другие государственные и коммерческие организации вели разработку новых программных и аппаратных компонентов для приведения ЕГАИС в соответствие с требованиями законов и запуску с 1 января 2016 года на всей территории Российской Федерации.
Одновременно с подготовкой к подключению к ЕГАИС в 2015 году шло объединение торговых сетей «АШАН» и «АТАК» в «АШАН Ритейл Россия».
Компания V6 разрабатывала одно общее решение для «АШАН» и «АТАК», имея неполные и изменяющиеся вплоть до конца декабря 2015 года спецификации на программные компоненты ЕГАИС. При этом необходимо было учитывать разную ИТ-инфраструктуру и бизнес-процессы торговых сетей, которые изменялись в ходе объединения «АТАК» и «АШАН» в «АШАН Ритейл Россия». Решение было разработано и внедрено. Оно получило название «АлкоОпт». Это система, интегрированная с различными логистическими системами, Active Directory (AD), почтовыми сервисами и другими программными и аппаратными компонентами ИТ-инфраструктуры магазинов и складов компаний «АШАН» и «АТАК», объединившихся в «АШАН Ритейл Россия». «АлкоОпт» выполняет обмен документами со всеми УТМ (Универсальным транспортным модулем) складов и магазинов сети. К 1 января система «АлкоОпт» обеспечила выполнение законов и обеспечивала работу с основными документами ЕГАИС. Регламенты, спецификации и документы ЕГАИС изменяли и дополняли в течение 2016 года, а с 1 июля 2016 года в ЕГАИС были связаны информационно опт и розница.
«АлкОпт» дорабатывался в течение года вместе с выпуском изменений и дополнений в ЕГАИС. К концу 2016 года программа реализует в полном объеме все требования к документообороту, соответствующие версии УТМ 2.0.4.
Компании V6 была поставлена цель разработать автоматизированную систему управления закупками, предназначенную для следующих возможностей:
«АлкоОпт» является многоуровневым приложением, разработанным на Java. В качестве СУБД используется Oracle 11g. Для работы пользователей в приложении реализован WEB-интерфейс, совместимый со всеми современными браузерами. При работе на сканерах реализована часть функций для совместимости с Internet Explorer Mobile.
Основными компонентами системы являются сервер приложения и сервер базы данных.
В системе предусмотрено 6 автоматизированных рабочих мест (АРМ), которыми регулируются права доступа к функциональным возможностям системы, в соответствии с подразделениями, к которым относятся сотрудники (магазин или склад), а также функциями ими выполняемыми:
Доступ в систему для пользователей реализован как с их рабочих компьютеров и других устройств через веб-интерфейс, так и с мобильных сканеров, для регистрации данных о продукции на складах и в магазинах по данным с штрихкодов, непосредственно расположенных на продукции.
Общая схема представлена на рисунке ниже.
Для решения этих задач компания V6 разработала систему «АлкоОпт». Этот программный комплекс полностью автоматизирует документооборот для алкогольной продукции, включая:
В системе предусмотрены возможности как отправки запросов, инициируемых пользователями в «ручном режиме», так и автоматическая отправка запросов по расписанию, благодаря чему пользователям системы предоставляется самая актуальная информация по движениям алкогольной продукции для всех подразделений «АШАН».
Система «АлкоОпт» автоматизирует документооборот в рамках бизнес-процессов, охватывающих весь жизненный цикл алкогольной продукции, в том числе:
Дополнительно в системе предусмотрены функции, предназначенные для упрощения работы пользователей и синхронизации данных с внешними системами «АШАН» – системами складского учета и учета товаров в магазинах, в том числе:
В системе предусмотрено ведение протоколов, позволяющее определять, каким пользователем выполнялись те или иные действия в целях их возможной корректировки и/или отмены при необходимости.
В системе ведутся все необходимые справочники, включая справочники продукции, производителей и импортеров алкогольной продукции, подразделений и пользователей.
При подготовке документов для отправки их в ЕГАИС все необходимые данные автоматически заполняются из справочников в Системе.
Внедрение каждой новой версии сопровождается комплексным обучением сотрудников. Знакомство с функционалом и практические занятия проходят менеджеры складов и магазинов, ответственные за заказ, приемку, отгрузку, реализацию алкогольной продукции и пива. Приложение «АлкоОпт» изучают менеджеры, работающие с отчетными документами, и менеджеры ИТ, специализирующиеся на администрировании и поддержке пользователей.
Для каждой функции (бизнес-процесса из жизненного цикла алкогольной продукции) разработаны подробные инструкции, регламентирующие действия пользователей системы с учетом их ролей, прав доступа и выполняемых действий. Все разработанные инструкции доступны пользователям непосредственно из меню системы.
Инструкции разработаны в формате презентаций и содержат пошаговое описание действий пользователей при выполнении различных функций в системе.
Благодаря расширенному функционалу и прозрачной схеме работы приложение «АлкоОпт» позволило без увеличения количества сотрудников поддерживать производительность торговых точек и складов «АШАН» на высшем уровне после подключения к ЕГАИС. Результаты закрепили сохранение прежних оборотов алкогольной продукции и корректность проведения связанных с ней бизнес-процессов.
Система полностью отвечает требованиям федеральных законов № 171-ФЗ, 182-ФЗ и оптимизирует документооборот в области закупки, хранения, поставки, реализации алкогольной продукции.
